Cấu hình trạng thái-Level

Chức năng giúp bạn có thể cấu hình tùy chỉnh các trạng thái (level) của hệ thống

Sashi cung cấp cho doanh nghiệp bộ trạng thái mẫu để có thể vận hành ổn định từ khúc Marketing, Sale, COD. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh các trạng thái để phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.

1. Thêm level (trạng thái)

Các trường thông tin khi thêm level:

• Tên level: Tên trạng thái cần bổ sung

• Mã level: Mã trạng thái cần bổ sung (đặt mã để dễ nhớ, dễ trao đổi, ngắn gọn)

• Thứ tự: ở các ô chọn trạng thái đơn hàng, các trạng thái được sắp xếp theo thứ tự được thiết lập

• Level cấp trên: thiết lập cấp bậc cha con cho các trạng thái. Ví dụ: trạng thái 'L1.1. Sai số' là một trạng thái con của 'L1. Đơn hàng được chia cho sale'

• Phân loại level: Sashi cho bạn lựa chọn 1 trong 3 nhóm level: - Nhóm level của Marketing - Nhóm level của Sale - Nhóm level của COD Khi chuyển trạng thái đơn hàng qua lại giữa các level (trạng thái) trong cùng 1 nhóm level, thì ai được phân quyền trực tiếp chăm sóc đơn hàng sẽ vẫn được giữ nguyên. Vì thực tế, 1 đơn hàng từ lúc vào hệ thống, cho đến khi đơn hàng đó về đến tay khách hàng; nó phải trải qua rất nhiều khúc. Khúc chạy số thì sẽ do nhân viên Marketing chăm sóc, Khúc sale do nhân viên sale chăm sóc, khúc COD là do nhân viên COD chăm sóc. Ở mỗi khúc như vậy, sẽ có 1 nhân viên chăm sóc trực tiếp đơn hàng. Chính vì vậy, khi đơn hàng chuyển qua lại giữa các level trong cùng 1 khúc (cùng 1 nhóm level) thì người chăm sóc trực tiếp vẫn được giữ nguyên.

• Mô tả: mô tả thêm về trạng thái.

2. Sửa level

• Chọn level cần sửa, click vào Icon Sửa level

• Sửa lại thông tin theo đúng ý bạn, rồi ấn lưu

3. Xóa level

• Chọn level cần xóa, ấn vào Icon xóa

Những level (trạng thái) nào đã từng phát sinh đơn hàng, thì bạn không thể xóa level (trạng thái) đó vì hệ thống đã ghi nhận nó đã từng phát sinh số liệu Nếu không muốn nhìn thấy level (trạng thái) này nữa, bạn hãy inactive (ngừng hoạt động) nó.

4. Cấu hình level có thể chuyển

Sashi thiết kế bộ trạng thái (level) theo tư tưởng quản phễu. Vì vậy các level có thể chuyển cũng được mặc định đi theo một chiều. Ví dụ: Khi đơn hàng ở trạng thái 'L5. Khách đồng ý mua hàng' thì hoặc là nó nhảy lên trạng thái 'L7. Đơn hàng đã lên web của đơn vị vận chuyển' hoặc là nhảy lên trạng thái 'L5.3. Khách không đồng ý mua hàng nữa'; chứ không có chuyện nó nhảy ngược về trạng thái đơn hàng 'L1. Đơn hàng được chia cho sale' (nếu đi ngược chiều phễu thì việc đo đạc tỉ lệ chuyển đổi sẽ bị sai)

Bạn có thể tùy chỉnh các trạng thái có thể chuyển, nhưng hãy nhớ đúng nguyên tắc của Sashi: quản trạng thái theo nguyên tắc quản phễu

• Để cấu hình level có thể chuyển, bạn ấn vào icon 'Cấu hình level có thể chuyển'. Popup hiển ra để bạn cấu hình

• Cấu hình này bao gồm: - Vai trò: chọn nhóm (vai trò) có thể thực hiện tác vụ - Level chuyển đến: level đích mà level hiện tại muốn thiết lập chuyển đến. - Màu nền, màu chữ: chỉnh màu của nút level có thể chuyển ở giao diện màn hình chăm sóc đơn hàng.

Các trạng thái có thể chuyển đến.

5. Cấu hình vai trò ưu tiên

Vai trò ưu tiên được định nghĩa là các vai trò được quyền nhìn thấy tất cả đơn hàng ở trạng thái (level) được thiết lập. Ví dụ: - vai trò admin sẽ được ưu tiên ở level 'C3. Đơn hàng mới', tức là khi đơn hàng cứ vào hệ thống thì user nào thuộc vai trò admin sẽ tự động nhìn thấy đơn hàng đó (dù không phải là người trực tiếp chăm sóc) - vai trò sale admin sẽ được ưu tiên ở level 'L1. Đơn hàng được chia cho sale' để có thể theo dõi được tất cả đơn hàng khi nó ở L1. Khi được thiết lập ưu tiên ở 1 trạng thái nào đó, thì khi đơn hàng chuyển đến những trạng thái sau đó, vai trò được thiết lập vẫn sẽ nhìn thấy đơn hàng ở trạng thái kế tiếp đó.

Để cấu hình vai trò ưu tiên, chọn Icon 'Cấu hình vai trò ưu tiên'. Popup hiển thị lên để cấu hình:

Bạn có thể thêm, xóa vai trò ưu tiên này dễ dàng trên giao diện.

6. Cấu hình người dùng ưu tiên

Thực tế, có một số trường hợp có nhân viên nào đó, không thuộc vai trò được ưu tiên ở 1 trạng thái nhất định, nhưng bạn vẫn muốn nhân viên đó được nhìn thấy các đơn hàng ở trạng thái này. Ví dụ doanh nghiệp bạn có 1 người là chăm sóc khách hàng, bạn này không trực tiếp tư vấn để chốt đơn, mà khi khách gọi điện lên hotline thì cần phải tư vấn. Nhu cầu của bạn là nhìn thấy tất cả các đơn hàng, để khi khách gọi, thì có thể search trên hệ thống ra được đơn hàng để tiện chăm sóc. Thì bạn này sẽ được cấu hình ưu tiên ở level 'L1. Đơn hàng được chia cho sale', thì khi đó tất cả đơn hàng ở trạng thái L1, và kể cả khi nó nhảy đến các trạng thái sau đó, thì nhân viên chăm sóc khách hàng này vẫn nhìn thấy.

Bạn có thể thêm, xóa người dùng ưu tiên này dễ dàng trên giao diện.

7. Active/Inactive level

• Khi 1 trạng thái nào đó đã từng phát sinh đơn hàng nằm ở trạng thái này, thì hệ thống sẽ không cho phép bạn xóa nó. Bạn không muốn nhìn thấy trạng thái này ở các ô chọn trạng thái nữa (vì rối mắt, không cần thiết), thì có thể inactive nó.

• Chọn level cần inactive (ngừng hoạt động), ấn icon "active/inactive" để thay đổi trạng thái active của level.

• Muốn level này hoạt động trở lại, ấn icon "active/inactive" để thay đổi trạng thái active của level.